Tips para dejar recados en Post-It

¿Siempre se pierde el mensaje cuándo te llaman y no estás en la oficina, no sabes quién llamó o quién tomó el mensaje, o para empeorar el caso, no sabes si es un tema urgente o no...?

Todos dejaríamos mejores notas de llamadas recibidas en nuestra ausencia si siguiéramos estos pequeños consejos:

1. Recuerda que lo aprendiste en la primaria, y si no en la secundaria... Recuerda como hacer recados o notas, haz memoria, principalmente de llamadas recibidas, que este es el caso que nos interesa de momento.
2. Siempre que llamen para contactar a alguien, recuerda preguntar a quién desea contactar, el motivo de su llamada, y preguntar por la urgencia de la respuesta... No olvides decirle que en cuanto regrese la persona que busca, le devolverá la llamada...
3. En la nota registra:
• Fecha y hora de la llamada. Esta información sirve para saber cuanto tiempo ha pasado de la llamada, y actuar en consecuencia, ya sea llamando de vuelta inmediatamente porque ha pasado mucho tiempo o no sentir tanta presión por responder si acaba de llamar hace solo unos minutos y no requiere atención urgente.
• A quién va dirigida la nota (aunque obviamente se la dejarás al alcance a quien corresponda, ya sea en su monitor, en su teclado o bajo su mouse, si es una nota sin pegamento). La nota debe ser perfectamente visible para la persona a quien llamaron cuando se siente en su lugar.
• Motivo de la llamada. Evita abreviar que no es telegrama, pero eso si, se conciso.
• Si solicitan que llame de vuelta o si solicitan que se comunique más tarde con la persona que hizo la llamada, o cualquier otra cosa que haya sido solicitada.
• Nombre de la persona que tomó  la nota, no para criticar, sino para que si hubiera duda acerca de la nota, saber a quién le podemos preguntar.

Como siempre digo, es cosa de sentido común, si tu fueras quién va a recibir el recado o nota, ¿qué te gustaría que contenga para poder tomar una decisión adecuada?

Finalmente, puedo decir qué, esta no es la única herramienta, también están:
Enviar un mensaje SMS o un correo electrónico.
Llamar al celular de la persona ausente e informarle de la llamada recibida, además de dejarle el recado o la nota.
Al final, sin importar los otros medios para dejar recados o notas, considero que el post-it (o una nota en papel), siempre será auxiliar para dejar un mensaje a aquellas personas que no se les localiza por teléfono o que sabes que no leen su correo (o mensajes) cuando andan fuera de la oficina, sobre todo cuando asisten a reuniones.